אנחנו מודים שהיה לנו קשה לדמיין מתי נחזור לקיים כנסים גדולים בשטח, אבל הנה זה קרה: ועידת השלטון המקומי לחדשנות – Muni Expo 2021 התרחשה שבוע שעבר, ואנחנו התרגשנו לקחת חלק ביריד!
קצת על היריד
מוני אקספו הוא האירוע השנתי הגדול, המשמעותי והנרחב ביותר של השלטון המקומי בישראל. הוא כלל יריד מציגים וכנסים מקצועיים, מקומיים ובינלאומיים כאחד. במשך יומיים הגיעו אל הכנס כ-10,000 איש, לחוויה יוצאת דופן של מפגש, לימוד, החלפת דעות ורעיונות וחשיפה לספקים ועסקים הפועלים במגזר.
השנה היריד התנהל במתכונת היברידית, ובנוסף לנוכחות המרשימה באקספו תל אביב, הוקמה גם פלטפורמה וירטואלית בה שודרו תכני הכנס במקביל להתנהלותם בחי.
המוצרים שלנו בפעולה
.
טפסי רישום, בקרת כניסה והדפסת תגי שם
הרישום לכנס במערכת Forms-Wizard כלל מספר טפסי רישום שונים, בהתאם לסוג האוכלוסייה (ישראלים אל מול מבקרים מחו"ל) וסוג ההשתתפות, שכן לכמה אירועי צד ביריד נעשה רישום ייחודי, מעבר לרישום הכללי ליריד עצמו.
באמצעות נתוני הטפסים אנו ביצענו בקרת כניסה והדפסת תגי שם בשטח לכל באי היריד. זוהי משימה לא קלה עקב כמות המבקרים הגדולה, וההיערכות לכך נעשתה במהלך השבוע שקדם ליריד מסביב לשעון.
הכי חשוב: על גבי תגי השם של המבקרים ביריד הודפס ברקוד אישי, בו השתמשנו בכמה מקרים שונים, הפרטים המלאים ממש בהמשך הפוסט!
פלטפורמת כנס וירטואלית
נכון, הכנס התנהל הפעם פנים מול פנים, אבל בכל זאת הקמנו במערכת Expo Wizard פלטפורמת כנס וירטואלית עבור היריד.
למה? יש לכך כמה סיבות…
- זהו כנס היברידי – לא כולם יכלו להגיע פיזית לכנס, ורצינו לדאוג לאפשרות להשתתפות וירטואלית מרחוק, כדי שאף אחד לא יפספס את התכנים המרתקים שהכינו המארגנים במיוחד השנה.
- תיאום פגישות וירטואליות – נטוורקינג זה חשוב, ואחרי הקורונה כבר הוכחנו שניתן ליצור קשרים עסקיים חדשים גם מרחוק. באמצעות הפלטפורמה המשתתפים יכלו לדבר אחד עם השני ולתאם פגישות שהתנהלו בפלטפורמת אקספו שלנו לכנסים וירטואליים.
- הגברת החשיפה – במקביל להקמת מתחם התערוכה הפיזי, הוקם גם מתחם תערוכה וירטואלי, בו הוצגו למבקרים כל החברות שמשתתפות בכנס, עוד לפני התחלתו. זה נתן הזדמנות למבקרים להכיר את החברות מראש, ולסמן לעצמם דוכנים שהם לא ירצו לפספס כשהם מגיעים לשטח היריד בפועל.
תיאום פגישות B2B
בעזרת מערכת אקספו שלנו נעשה גם תיאום פגישות B2B עבור הפגישות שמתנהלות בשטח במהלך היריד. לא דיברנו הרבה על תיאום פגישות פיזיות בתקופה האחרונה, אז רק נזכיר שבאמצעות מערכת ה-B2B שלנו משתתפי הכנס יכולים לתאם פגישות אישיות אחד עם השני, דבר שמעצים את יכולות הנטוורקינג העסקי של הכנס.
תיאום הפגישות התאפשר בשני מיקומים שונים: גם במתחם B2B ייעודי, וגם בדוכני החברות. האפשרות לתאם פגישות בין המשתתפים לבין נציגי החברות ישירות בדוכן שלהן, באה להגביר את יעילות הפגישות באמצעות חיסכון משמעותי בזמן עבור שני הצדדים.
איך החיסכון בזמן מתבטא? ראשית, המציגים לא היו צריכים לעזוב את הדוכן ולעבור למתחם ה-B2B, וכך חסכנו להם בזמן הגעה ממקום למקום. שנית, במקום שהמבקרים יגיעו לדוכן עמוס ויצטרכו לחכות לנציג שיתפנה, הם יכלו לתאם את הגעתם לדוכן מראש, כדי להימנע מתסכולים והמתנה מיותרת.
מיני-אירועים
10,000 מבקרי היריד פוזרו בכמה מתחמים שונים – מהלובי וחדרי האוכל, ועד לאולמות הועידה ודוכני החברות המציגות. חלק מהמתחמים האלו לא היו זמינים לציבור הרחב, אלא למוזמנים בלבד.
הקמת מיני-אירועים באמצעות מערכת Forms-Wizard מאפשרת לכם למדר את הגישה לאזורים מסוימים בכנס או באירוע שלכם, ישירות על גבי מערכת הרישום, כך שאתם לא צריכים לנהל רשימות נפרדות או להצליב מידע באופן ידני.
איך זה פועל בשטח? אנו מזינים מראש עבור כל נרשם האם יש לו גישה למיני אירוע או לא, וכאשר הוא מגיע למקום דיילות סורקות את תג השם שלו כדי לוודא האם הוא יכול להיכנס למתחם. פשוט וקל…
איסוף לידים
100 חברות מציגות, 10,000 מבקרים – תערוכת מוני אקספו היא תערוכה חדשנית ומרתקת, ואנחנו היינו שם כדי לעזור לחברות ביצירת קשרים עסקיים חדשים.
מערכת הלידים שלנו איפשרה לנציגי החברות לאסוף את פרטי המשתתפים באמצעות סריקת הברקוד שמופיע על תגי השם של כל משתתפי מוני אקספו, ולקבל דוח מרכז של כל מי שביקר בדוכן שלהם בתום היריד.
האירוע הופק על ידי חברת פרומרקט.
השירות למשתתפים ניתן על ידי חברת רג-אין.
